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Excel小经验 [复制链接]

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只看楼主 倒序阅读 使用道具 0楼 发表于: 2009-01-19
一、在Excel中巧写月份  月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份,感觉十分方便。 h5>38Kd  
  笔者使用Excel制作的一个报表(模板)标题是"×市×局×月份在职职工工资表".这个表是当月修改,当月打印。所以,笔者采用以下两个步骤输入标题: t&^cYPRfY'  
  1.将标题所占据的各单元格合并; I8]q~Q<-P  
  2.在合并的单元格中输入:="烟台市农机局"&MONTH(NOW())&"月份在职职工工资表". o@!!I w  
  这样,每月编写(修改)打印工资表时,函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。  8g!C'5  
  另一个报表的标题是"×月份收入支出情况表".与第一个工资表不同的是,此表编报、汇 总并打印的是上一个月的收入/支出情况,所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。 |AS`MsbI9  
  笔者采用下述方法解决了这一问题,即在合并后的单元格中输入:=IF(MONTH(NOW())=1,12,MONTH(NOW())-1)&"月份收入支出情况".这样,当1月份编报此表时,标题中自动显示"12月份收入/支出情况表";而在2~12月编报报表时,标题中自动显示上月的月份数值,例如2月份编报的报表标题是"1月份收入/支出情况表". :87HXz6]jS  
  二、用Excel的图表制作生成图表的方法 ! ~5=tK  
  图表可以用来表现数据间的某种相对关系,在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的 多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表,下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例,分别介绍其制作方法。 aDreN*n  
  1、柱形图 5%Xny8 ]|D  
  (1)点击"开始→程序→Microsoft Excel",进入Excel工作界面,先制作统计表格,并拖拉选取要生成图表的数据区。 }ippi6b:r  
  (2)单击"插入"工具栏中的"图表",显示图表向导第一步骤-图表类型对话框,选择图表类型为柱形图,单击"下一步". 7lJs{$ P  
  (3)进入图表向导第二步骤——图表数据源,根据需要选择系列产生在行或列,单击"下一步". 5( }Qg9%  
  (4)进入图表向导第三步骤——图表选项,此时有一组选项标签,用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等,可根据个人生成图表的需要选择)。  =>Md>VM  
  (5)通常直接单击"下一步"进入图表向导第四步骤——图表位置,在默认状态下,程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项,在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。 O:>9yZhV  
  (6)如果以上各步骤的操作发生错误,可按"上一步"按钮返回重新选择,完成图表向导第4步骤操作后,如没有错误,单击"完成"按钮,就生成了比较数据的柱形图。 G"'[dL)N>  
  2、折线图 (q|EC;   
  在最终生成的柱形图中,用鼠标右键单击图区域,显示命令列表,从中选择图表类型选项,显示图表类型对话框,从对话框中选择折线图,单击"确定"按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。 -?K?P=B;X  
  3、饼图 Om/mpU/U  
  同折线图的生成步骤基本一样,只要从"图表类型"对话框中选择"饼图",单出"确定"按钮,就能生成反映数据比例分配的饼图。 Q x]zz4jD  
  说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目,可根据自己的爱好和需要,按照提示,选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。 iO?Sf8yJ:  
  三、在Excel中对特殊文字进行处理的方法 ::Nhs/B/  
  你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色),但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程,因此,如何将文字内容安排妥当,将是一件重要的工作。 5 Y|(i1  
  除了常规的文字字体、字号、字型、颜色,下划线、对齐的编辑处理外,还要注意以下几项: "VfV;)]|w  
  1、自动换行 G;CB%qXI  
  当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时,可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤: 3"pl="[*  
  (1)选中欲设定自动换行的单元格或范围; f|&ga'5g&  
  (2)选中格式菜单单元格命令; ncy?w e  
  (3)在[单元格格式]对话框中选中[对齐]标签; @N'0:0Nb_  
  (4)确认[自动换行]复进框并确定。 0k7kmDW  
  2、强行换行 8pQ:B /3=  
  同一单元格内,有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时,系统会同时选择自动换行功能)。 g\n0v~T+  
  3、文字旋转 ?V>\9?zb  
  工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在[单元格格式]对话框中选择[对齐]标签,再在[方向]框中选中所要的格式。  XM" {"  
  4、文本类型的数字输入 ,7{}}l  
  证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前,键入单引号"";二是先键入等号"=",并在数字前后加上双引号""".请参考以下例子: NL-<K  
  键入027,单元格中显示027; jRv j:H9  
  键入="001",单元格申显示001; EEJsNF  
  键入="""3501""",单元格中显示"3501".(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号); 键入="930"",单元格中显示930"; 1hT!~'  
  5、上下标的输入 N+[ |"v  
  在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符的步骤: w=txSF&Qr  
  (1)按文本方式输入数字(包括上下标),如103键入103; ONkHHyT  
  (2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符,上例中应选定3; R>YDn|cWI  
  (3)选中格式菜单单元格命令,产生[单元格格式]对话框; " ~X;u8m  
  (4)在[字体]标签中选中上标(下标)复选框,再确定。 s7~[7  
  四、克隆Excel表格数据的方法 ny,a5zEnF  
  1、克隆Excel表格 :le"FFfk  
  在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点,比如:一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同;一个表格的某一行(列)数据相同;一个表格的某一行(列)数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点;这数据的输入当然可以直接输入,但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。 dLtn,qCX0^  
  2、克隆Excel表格数据的方式 O [81nlhS0  
  数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行,在横的方向上,可以向右克隆,即用最左边的单元内容向右复制;也可以向左克隆,即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上,可以向下克隆,即用最上面的单元内容向下复制;可以向上克隆,即用最下面的单元内容向上复制。 wv~?<DF  
  其克隆方式有四种: ^z^ UFW  
  (1)相同数据的克隆 3?"JFfYU,'  
  (2)有特点数据的克隆 `PY >p!E  
  (3)自定义序列的克隆 '[6o(~ *  
  (4)工作表间的克隆 iQI $Y]Y7  
  3、“克隆”Excel表格数据的操作过程 LE" t'R   
  (1)相同数据的克隆首先确定克隆数据的范围;其次打开顶行菜单的编辑项,点击“填充”→选择克隆的方向。 hR]AUH  
  (2)序列数据的克隆在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据,其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列;在图2中选择适合目标的选项。 ` iiZ  
  (3)自定义序列的克隆Excel已定义了部分序列,但是实际工作中需要序列可能不存在,比如上级单位下属单位名称,这时需要自定义序列。自定义序列的操作步骤:首先打开顶行菜单工具项,选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。 i7m=V T  
  (4)工作表间的克隆如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中,操作步骤如下:首先确定同组工作表,按住“Ctrl”键同时点击其他工作表,这样就建立了同组坐标;其次打开顶行菜单编辑项,填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项,可任意选取。 )/:&i<Q:  
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五、有效性检查的设置 9J$8=UuxWG  
^rKA=siz  
  Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制(例如,只能输入整数、小数或时间等),并能核对输入单元格的数据定义域,否则可以拒绝输入或提出警告,这一功能称之为“有效性检查”。 Ss eMTw:  
wK7wu.  
  以小数(其它数据基本类似)的有效性检查为例,其设置方法是: QqC4g]  
4l2xhx  
  1.选中单元格或单元格区域。 L-LN+6r (#  
\I"UW1)B  
  2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框。 iZVMDJ?(Z]  
8"#Ix1#  
  3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表,选中允许输入的数据类型,本例应选中“小数”。 sc2nLyn$  
YGA( "<  
  4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑,如介于、小于、大于或等于等,然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”,就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值,还可以为它指定单元格引用或公式。 v lD!YNy  
2g6G\F  
  5.如果允许数据单元格为空,则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项,反之则应将该选项清除。 + !I7(gL  
9P3jx)K  
  有效性检查设置结束后,一旦输入有效范围以外的数据,回车后,Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框,单击“重试”按钮,可修改已输入的数据,单击“取消”按钮,可清除已输入的数据。 CTbz?Kn  
^Fl6-|^~  
  如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查,只须按以上步骤打开“设置”选项卡,单击其中的“全部清除”按钮即可。 (X rrno z  
)m-l&UK  
  六、对输入提示的有效性检查 @[qGoai  
Kzs ]+Cl  
  用户对单元格的作用认识不清,是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况,Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示,从而减少输入错误的发生率。 `FP)-^A8  
n: ~y]  
  输入提示的设置方法是: 5K;vdwSB  
$Yr'`(Cbc  
  1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。 o|s JTY  
}@ *Me+  
  2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。 fC_dSM[{c  
Y=oj0(Q*  
  3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项,在“标题”框内输入提示的标题(可选),再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。 Sv7_-#SW<(  
0`KB|=>  
  4.完成后,单击“确定”按钮。此后,只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域,Excel就会自动弹出“这是文本单元格,不能输入数值!”提示框,对用户的操作进行指导。 3sk$B%a>Z  
7-oH >OF^  
  如果想取消单元格或单元格区域的输入提示,只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡,单击其中的“全部清除”按钮即可。 u#8J`%g  
s_=/p5\  
  七、用“有效性检查”设置出错警告 ,_ XDCu @  
8QeM6;^/5  
  数据录入错误几乎是不可避免的,有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题,但不能给出纠正的方法。对此,可以在进行有效性检查的同时设置出错警告,在数据录入错误发生时提示用户如何操作。 ?Jlz{msI  
'JBf*p".  
  出错警告的设置方法是: UC,43 z  
Y2 &N#~l*  
  1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。 -$(,&qyk  
%"Y7 b2pPa  
  2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。 ?I`BbT}  
v5|X= B>&>  
  3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项,在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。 8+&] q#W3  
#rZk&q  
  4.在“标题”框内输入警告的标题(可选),再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后,单击“确定”按钮。 }LH>0v_<Y  
|S5N$[  
  此后,只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据,Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。 :<OInKE>Cx  
];waK 2'2  
  取消出错警告的方法与上述方法类似,也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域,打开“出错警告”选项卡后,单击“全部清除”按钮即可。 S8O^^jJq;  
L%8>deE>;D  
  八、用“有效性检查”自动选择输入法 y)W.xR  
PMJe6*(x/  
  在Excel数据录入时,切换输入法会大大影响录入速度,为此,Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是: @15%fX`*o  
u"K-mr#$[o  
  1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域,再将该输入法激活。 )$/Gh&1G  
APT'2 -I_  
  2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。 &(fB+VNrOH  
zaX!f ~;"  
  3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项,最后,单击“确定”按钮。 Jy'ge4]3  
8k$iz@e  
  此后,只要选中已设置输入法的单元格,无论当前使用的是哪种输入法,你需要的输入法都会自动激活,用起来非常方便。 rO% |PRP  
yA%(!v5UT  
  九、一次打印多个工作簿的技巧 jfyV9)  
V8>%$O sw  
  有时需要打印的工作表不在一个工作簿中,这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容,其实,我们也可以一次打印多个工作簿,但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后: #&G^%1!  
WV5gH*uUa  
  1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。  <^&NA<2  
jg?B][  
  2、然后按住Ctrl键,再单击选定需要打印的每一个文件名。 |X9YVZC  
Yn,dM~|Cc  
  3、单击[命令和设置]按钮,然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。 ?aInn:FE  
;p"G<n  
  十、提高打印速度的方法: 9n!<M) E  
jNN$/ZWm  
  1、改变打印机分辨率,以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下: x.r~e)x=  
im^G {3z  
  (1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“页面”选项卡。 YMG{xGPtM  
/vFw5KUu  
  (2)在“打印质量”下拉框中,选择所需的打印机分辨率。 ^5biD9>M  
93%U;0w[Nw  
  2、如果不能确定所需的打印机分辨率,则可以用草稿方式打印文档,此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下: s> JmLtT  
vJ$#m_aa  
  (1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“工作表”选项卡。 QQKvy0?1  
ZD1UMB0$4  
  (2)选中“按草稿方式”复选框。 S%b7NK  
!!ZNemXct$  
  3、在单色打印机上,Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印,可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时,Excel将彩色字体和边框打印成黑色,而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“工作表”选项卡,再选中“单色打印”复选框。
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