五、有效性检查的设置 X"
;ly0Mb
3gY4h*|`<
Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。 qEB]Tj e [
J S!
以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是： 2~SjRIp Uw
}\_[+@*EJ
1.选中单元格或单元格区域。 `xd{0EvF
$,B@yiie
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。 3}X; WE `
@|J+ f5O
3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。 ue#Y h
D3-H!TFpDb
4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。 $5a%h
K
_sp/RU,J-3
5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。 i3 n0W1~
;COZ Hj9b
有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。 z'ZGN{L
+BE_K_56
如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。 0YVkq?1x9
^q l+l~
六、对输入提示的有效性检查 \!,@p e_
'74-rL:i
用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。 ]o\y(!
hh>mX6A
输入提示的设置方法是： kKR Z79"7s
OA3 * "d*
1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。 {9C+=v?
P(&9S` I
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。 o`]u&
eb>YvC
3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。 G'
'l,\ 3
-l` 1j6
4.完成后，单击“确定”按钮。此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。 `CQMvX{
\; Ywr3
如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。 TGe{NUO
R)?zL;,x
七、用“有效性检查”设置出错警告 ?[G !6
)R`w{ V
数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。 aPMqJ#fIr
yPqZ ,
出错警告的设置方法是： .O C{,f+
,
1{)B
1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。 "'
hc)58y
__,
1;=
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。 v"&Fj
@fWmz,Ngl
3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。 DdL0MGwX
2So7fZa^wg
4.在“标题”框内输入警告的标题（可选），再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。 5B'};AQ
&S"o jbb
此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。 3+2&@ :$t
;h"?h*}m!\
取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。 6n.W5
1g(s
t3)nG8>
)
八、用“有效性检查”自动选择输入法 '<C I^5^
[fU2$(mT+
在Excel数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是： m1k+u)7kD
XHu2G t_
1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。 4S]`S\w
1cyX9X
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。 {1y-*@yU(
FN&.PdRT
3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。 iraO/KhD*3
yH8
N 8
此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。 dw60m,m
\Om<
FH}
九、一次打印多个工作簿的技巧 =_`4H Dr
E:N~c'k
有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后： x-5X OqD{'
T/" 6iv\1
1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。 -VESe}c:nQ
0.+"K}
2、然后按住Ctrl键，再单击选定需要打印的每一个文件名。 UpgY}pf}
)hHkaI>eYv
3、单击［命令和设置］按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。 VR>;{>~
f.`noZN
十、提高打印速度的方法： mlR*S<Z
9' I
I!
1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下： vmW4 3K;
BC0T[o(f8
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。 `um#}
ify#
JBCcR,\kM*
（2）在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。 f!~gfnn
g(\FG
2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下： Z4Nl{
6
Eg?6$[U`8<
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。 ;(Q4x"?I
b:Lp`8Du
（2）选中“按草稿方式”复选框。 [e
)j,Q1
oXg KuR
3、在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。
