五、有效性检查的设置 'cw0FpQ;
U]hQ#a+
Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。 UXQ{J5Ox+
0 nWV1)Q0=
以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是： K^{`8E&A
;
tvB{s_
1.选中单元格或单元格区域。 o ;];ng
_5
t w1 >
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。 lu(G3T8
_5U
Fml9
3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。 )r?i^D&4
y13=y}dyDH
4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。 //ZB B,[@
Y[s
5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。 :1 F m~'
5\=9&{WjND
有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。 U%k e 5uwP
K/\#FJno
如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。 7=QV ^G
<u2*(BM4
六、对输入提示的有效性检查 [p o+a@ %
Vg
\-^$
用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。 :WA o{|&
i $I|JJ J
输入提示的设置方法是： +o'. !sRH
x ;Gyo
1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。 sgX}`JH?z
|!!E5osXq
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。 [7I| 8
P< WD_W
3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。 p Hg8(ru|
sM5 w~R>Y
4.完成后，单击“确定”按钮。此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。 huKz["]z[
Plq [Ml9
如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。 Z:/S@ry
qsk71L
七、用“有效性检查”设置出错警告 IB!Wrnj?
o~4 n8
数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。 akCl05YW
f2yv7t
T
出错警告的设置方法是： oC7#6W:@w
4tuEC-oh
1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。 yPQ{tS*t
$s ]@%
6 f
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。 +]
5a(/m.~
xrX("ili
3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。 +z[!]^H]4
GzB%vsv9 5
4.在“标题”框内输入警告的标题（可选），再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。 ^U`q1Pg5
RDqC$Gu
此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。 YKx0Zs
"m H^Owai
取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。 rSJ}qRXwU
P)\f\yb
八、用“有效性检查”自动选择输入法 ,3n}*"K
<.v6w*+{/
在Excel数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是： A&M/W'$s
FN,uD:a
1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。 zp9 ?Ia
`nM4kt7
2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。 hqd
s T
^CE:?>a$
3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。 8/F2V?iT
5Y&@
:Y
此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。 eS.]@ E-T
.X E]vo
九、一次打印多个工作簿的技巧 @'rO=(-b
*7v PU:Q[
有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后： tV,zz;* Oe
+]e4c;`ko}
1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。 e=R}
4`
:Aa^afjJw
2、然后按住Ctrl键，再单击选定需要打印的每一个文件名。 kL3=7t^ 1
co@8w!W
3、单击［命令和设置］按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。 1k~jVC2VA
[< `+9R
十、提高打印速度的方法： l
)4 OV>
zc{C+:3$^
1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下： Wm, , OioK
Tc*PD t0C
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。 C,]Ec2
p4Y 9$( X
（2）在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。 W!(Q_B
5a
~1RL
2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下： Xo5L:(?K
19vD(KC<
（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。 KqUFf@W
B dKwWgi+a
（2）选中“按草稿方式”复选框。 t(yv
[~ o3S$C&7
3、在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。
