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如何巧妙利用Excel编制现金流量表的公式 [复制链接]

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只看楼主倒序阅读使用道具 0楼发表于: 2013-08-21

　　一、基本思路
　　根据会计理论和现金流量表的原理，反复进行理论推导，使现金流量表的各项转换成为易懂且便于操作的现金流量表公式；转换后的每项现金流量表公式由资产负债表项目、利润表项目及少量特殊业务项目组成；然后利用Excel表格将现金流量表公式链接起来：涉及到资产负债表项目和利润表的项目，已在现金流量表公式中由Excel自动生成，涉及到少量特殊业务的项目，则需要建立一个附件，最后只需完成少量特殊业务项目的填列，就能直接完成现金流量表的编制了。
　　二、Excel现金流量表编制的具体步骤
　　第一步，建立“现金流量表。XLS”工作簿，在工作簿内建立“资产负债表工作表”、“利润表工作表”、“附件工作表”和“现金流量表工作表”4张工作表。
　　第二步，根据企业实际情况完成“资产负债表工作表”和“利润表工作表”。
　　第三步，通过分析将现金流量表的各项转换成为易懂且便于操作的现金流量表公式。
　　以“销售商品、提供劳务收到的现金”计算公式的分析为例。在分析法下，“销售商品、提供劳务收到的现金=主营业务收入+其他业务收入+增值税销项税额+应收账款期初数-应收账款期末数+应收票据期初数-应收票据期末数-预收账款期初数+预收账款期末数+未收到现金的应收账款（应收票据）的减少+当期收到前期核销的坏账损失”。由于当期实现的主营业务收入和其他业务收入并不一定全部收到现金，故应减去当期净增加的应收账款后，才是当期实际收到的现金。
　　主营业务收入和其他业务收入加上应收账款期初数减去应收账款期末数的理论依据如下：从会计恒等式“应收账款期初数+当期借方发生额-当期贷方发生额=应收账款期末数”可知，当期实现的业务收入，只有减去应收账款净增加数，才是当期实际收到的现金，因此必须计算出当期应收账款净增加数。将上述会计恒等式进行移项得“应收账款借方发生额-应收账款贷方发生额=应收账款期末数-应收账款期初数”，而应收账款借方发生额减贷方发生额之差额既是当期应收账款净增加数，也是应收账款期末数减应收账款期初数之差额，“业务收入-（应收账款期末数-应收账款期初数）”才是实际收到的现金，也即“业务收入-应收账款期末数+应收账款期初数”，所以在计算公式中加上应收账款期初数，减去应收账款期末数。应收账款当期净增加数在会计记录难以直接取数，而在资产负债表上则可以直接查找应收账款期初数和期末数。
　　当应收账款符合核销条件时，可以进行核销处理，这时核销会计分录为借记“坏账准备”，贷记“应收账款”。从该会计分录中可以看出，核销应收账款使当期的贷方发生额增加，而贷方发生额即是应收账款的收回；但核销坏账并未收到现金，故应减去当期核销的坏账。因而，当期未收到应收账款（应收票据）的减少，均应从业务收入中减去。
　　对于“加上当期收回前期核销的坏账”的理解如下，前期已核销的坏账当期收回的，会计分录为借记“应收账款”，贷记“坏账准备”；同时，借记“现金”，贷记“应收账款”。从上述会计分录可知，应收账款期末数额并无变化，所以调整应收账款毫无意义，但确实收到了现金，故应加上当期核销的坏账。应收票据的调整与应收账款类似。
　　预收账款属于负债类会计科目，其贷方记载预收账款的增加数，借方记载预收账款的减少数。当期实际收到的预收账款净增加数，即是预收账款贷方发生额减去借方发生额之差额。预收账款会计恒等式为“预收账款期初数+贷方发生额-借方发生额=预收账款期末数”，因而公式中应减去预收账款期初数，加上预收账款期末数。
　　以上从理论上分析了“销售商品、提供劳务收到的现金”的计算公式。其他现金流量表各项目计算公式的分析在此从略。
　　第四步，将少量特殊业务项目用“附件工作表”列示出来，并用Excel将现金流量表相关公式链接起来。由第三步分析推导的公式，即可根据利润表、资产负债表中的相关项目对现金流量表中“销售商品、提供劳务收到的现金”项目进行设置。其中，通过分析推导的少量特殊业务项目如下：其他业务收入根据“其他业务收入”账户明细账贷方余额直接得到，增值税销项税额根据“应交税金”账户明细账销项税额项贷方余额直接得到，未收到现金的应收账款的减少根据“应收账款”账户明细账的贷方及摘要查找未收到现金的应收账款的数额，未收到现金的应收票据的减少根据“应收票据”账户明细账的贷方及摘要查找未收到现金的应收账款的数额，当期收到前期核销的坏账损失根据“坏账准备”账户明细账的贷方及摘要查找收到前期核销的坏账损失额。在公式中，各项目已同资产负债表工作表、利润表工作表相应项链接自动生成数据，只需将少量特殊业务项目的数据分别分析填列即可，这样就能直接自动生成“销售商品、提供劳务收到的现金”项目的数据了。其他现金流量表各项目的计算公式可按上述方法分析填列。
　　第五步，在“现金流量表工作表”各项中设置相关公式，就能自动生成现金流量表。
　　需要说明的是，如果企业有外币业务，就需要填列附件工作表中的“汇率变动对现金的影响”项目。该项目实际中一般可采用倒轧的方法，即首先直接从期初、期末的资产负债表处计算出“现金及现金等价物净增加额”，然后分别减去经营、投资、筹资活动的净额，最后计算出的差额就是要填列的数。企业只需按上面的过程简单地修改附件工作表中最后两行的公式即可。
　　这种编制现金流量表的方法理论性强、适用广泛，主要适合于大、中型企业的现金流量表的编制，其使用基础是手工做账，如果把这种小软件作为模板镶嵌在已有的财务软件中，更会起到意想不到的效果。
　　利用上述方法编制现金流量表的优点体现在以下两点，一是经济实用，目前企业绝大多数都有电脑，而且绝大多数都使用微软的Excel电子表格，这样就无需增加新的投资；二是操作简便，财务人员只需处理好“附件工作表”中的少量特殊业务项目，就能自动生成现金流量表。但利用该方法编制现金流量表也有其缺点：其一，推导现金流量表公式，需要有牢固的会计理论、现金流量表方面的知识及较强的工作实践能力，并非所有层次的会计人员所能掌握。其二，此方法并非适合所有企业现金流量表的编制，实际应用此方法时，要根据不同企业、不同行业作适当的调整，因此，在“附件工作表”每项后都留有几行空行，以备调整时用。
　　总之，利用Excel链接相关公式编制现金流量表的方法，是建立在分析填列法基础上，对现金流量表编制方法的一个新的探索，相信这种方法能够得到不断的发展与完善，也一定会对企业今后编制现金流量表有所帮助。