Excel在财务的应用！|财务软件应用交流

离线vivien

财务经理

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只看楼主倒序阅读使用道具 0楼发表于: 2009-01-22

“Excel”中文意思即“超能”，“优秀”的意思，在西方，也有人把它叫作万能的电子表格，在实际财务的应用中，它的实用性，实在举不胜举。
    本人曾用过用友，金蝶等财务软件，最终在工作是却选择了回到Excel的使用中，因为系统软件的报表自由性太少，而老板有时却认为做出的报表，太复杂也不实用，无法让他在最短的时间里得到他最想知道的信息。经过几年的实践，我发现Excel事实是实现这种”一变应万变”的有利武器。目前，我们公司从平时的打印记账凭证，到凳账，出生成明细账，总账，财务报表，全部在EXCELK中实现。举几个例子，看大家有没有试过。
   首先建立一个科目工作表，表单分明细科目编码，科目名称。这也与在用友软件中开账时先要建立科目内容的性质是一样的。
   再建立一个记账凭证明细的工作表，在建立初始，自然要先将上年的期初数输入。用过用友的朋友一定都知道，往来项目必须是明细的，会在应收系统与应付系统中输入期初数，其它科目则在总账系统中输入，在EXCEL中，你可以建立类似的表单名称，逐笔录入。这是最重要的一个工作表，整个财务所需的内容就从这个工作表开始了。
   在平时录入凭证时，需要使用VLOOKUP（）函数，在输入科目代码以后，从科目工作表中自动查询出科目名称。
   建立一个打印记账凭证的空白工作表，这类似于系统中的“表单”，可以输入也可以打印，这个工作表的设计很关键，必须在工作表中加入多个控键，链接宏，大至用到的有”上一页“，”下一页“，”页首“，”页尾“，”修改“，”打印“等等。实际的工作中，由于这种表单在应用中常常出现程序中断，难度太大，有的书籍介始用“模板“文件，也有的书籍是把这个文件链到ACCESS文件中去实现。我也没完善它，后来改为直接在凭证明细中输入，用另一个VBA小程序是搞定它的，更简单快捷。不过在”凭证打印“的工作表中，须要注意的几个函数有：
    1)反映年月日的，分别用：YEAR（），MONTH（），DATE（），把凭证明细中的日期变为套打纸所需格式；
    2)关于外币，如果是复式凭证，必须建立”本币凭证”或“复式凭证”两个表格分别套用；在同一凭证中出现不同币别符号，可在”条件格式中设定，如当“B11（币别名称）=“美金”,借贷方的格式改为USDXXX,XXX.00";
    3)关于借贷金额的大写中文，如果复杂一点，就必须要建立一个VBA自定义函数。如果不是很严格，也可以直接在表格中设成大写中文的格式即可。
    4）关于小数点四舍五入，可用ROUND（）函数设定。
   以上是打印文件及平时输入中必须要使用的部分函数，接着是明细账，总账，财务报表部分了，由于这部分篇幅较长，简要说几个有关函数如下：
   关于明细账，可以在凭证明细表中通过组合筛选直接列印，也可以使用高级筛选，把它们选到另一个工作表中进行列印，另外，也可以自已另设一个VBA自定义程序来实现，其中可使用的函数有：SUBTOTAL（）分类小计函数，sumif()，DSUM（）分类求和函数。
    关于总账，建立一个总账工作表，先用工作透析表把各凭证的汇总金额求出复制到总账工作表中，即可成立，当然也使用SUMIF（），DSUM（）函数，先设定固定的工作模板，到时一次查询录入。
    关于财务报表，建立一个财务报表的工作薄，先把报表格式固定，分别通过查询求和即可得到“资产负债表”，“损益表”，“现金流量表”。因为键入不同的月份时需要显示不同月份的报表，因此在这一段的函数组合应用就特别多，如：IF（YEAR（a）=YEAR（b），SUMIF（X），SMIF（Y）），if(left(dm,4)="A161",sumif(1),""),等等。
    此外EXCEL在财务相关的工作中，也同样可以广泛应用，如在采购系统中采购订单，仓库进销存月报表，应付对账单生成，分批生产成本明细表等等；生产系统中的有工序表，工价表，计件薪资明细表；人事系统中的人事资料，考勤记录，薪资表，薪资条，面值表；报关系统中的出口报关预录，海关合同成品料件单耗申请表，合同核销表；税务系统的免抵退核算等。基本上，在EXCEL处理中系统软件的很多自动功能，它都能实现，只是要应用好它，对VB及数据库的理论一定要有，特别是VBA功能的学习。
    EXCEL虽然短小精焊，但做为一个表格软件，它的局限也同样是无不避免的，如灵活自由是它的独特优点也是它的致命缺点，保护性低，共享性差，当多人同线作业时，它的文件更新速度慢得要死，一不小心，文件又出现文件格式无效打不开了。为了避开缺点，目前我们只能把它们各自独立，月末复制。
    相对于一个中小型企业来说，如果业务量不大的话，它的确是够用的。但随着一个企业的迅速膨胀与管理制度的不断完善，EXCEL最终由大型ERP系统取代，是必然的趋势。但它在局部工作中的灵巧应用，的确给了我们工作很大的启示与乐趣。