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一、摘要必须全面准确地描述所记录的交易事项 r^
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1.摘要内容反映的记账事项要详实全面:比如报销凭证,摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如“张三报销4月份巡店交通费”,“李四报销招待某某公司业务人员招待费”。 K6v~!iiK$
2.摘要用语要严谨规范:报销人一般要写明实际报销人(也就是真正花钱的是谁,而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时,实际报销人是领导本人),另外,会计凭证中的人名都应当使用全名,而不能用职务代替(比如不能使用“李总”、“王经理”之类的用词)。 _U~R
以此类推,有往来关系的单位名称要尽量使用全称,不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的,都必须使用对方的全称或全名,以免多个类似名称出现时,混淆不清。 H{}&|;0
3.摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路,尤其是调账凭证:比如补提摊销费用,除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外,在录入凭证摘要时,要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如“因房租合同延迟签订,补提2012年1月租金摊销”,“因预估金额低于实际金额,补提2013年6-8月办公室装修费摊销”,“因摊销期限由3年改为2年,补提2013年1-6月份转让费摊销”。 Myc-lCE
二、会计凭证借贷方科目数量的使用限制 h#0n2o #
在录入会计凭证时,会计人员往往图当时之便,加快会计凭证录入速度,采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点: SAm%$vz%M
1.允许一借多贷或者多借一贷的会计分录,不允许多借多贷会计分录。 MzvhE0ab
这里的借贷科目都是指“末级科目”。一借多贷或者多借一贷,“一”是指在借方或者贷方,只允许出现一个“末级科目”(并不是指只允许出现一行分录);“多”是指在借方或贷方,可以出现多个“末级科目”。比如下面的会计分录属于“多借一贷”: \[G'cE
借:管理费用-市内交通费 100 JH?ohA
贷:库存现金 100 4=,J@N-
借:销售费用-业务招待费 200 Gk
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贷:库存现金 200 {it.F4.
上面的分录记录了两笔报销业务,可以做在一个会计凭证里面,有两个借方末级科目,一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销,还可以将贷方科目合并处理: ZF7@ b/-me
借:管理费用-市内交通费 100 ZKi&f,:
借:销售费用-业务招待费 200 Z
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贷:库存现金 300 hW*o;o7u
一般而言,在处理不同性质的交易事项时,录入凭证分录,一借一贷的金额最好保持一致,即使只有一个借方或者贷方科目,也不用合并;现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于“一借多贷”,借方科目最好不要合并,以保持与银行对账单的流水一致: jF6_yw
借:银行存款-1088账户 200 =3(v4E':5
贷:应收账款-A客户 200 $0Y`>3
借:银行存款-1088账户 500 X'OpR
贷:应收账款-B客户 500 -zK>{)Z=q
2.过渡科目,不允许在一个凭证内进行结转: xw*e`9vAe
比如下面的分录在同一个凭证是不允许的: fN2Sio:
借:库存商品 200 N'b GL%
贷:生产成本 200 >.wZEQ6QK
借:主营业务成本 200 2}^=NUM\NX
贷:库存商品 200 &4%pPL\f
这个凭证里面,“库存商品”是过渡科目,这个结转过程必须分两个会计凭证处理。同时,这样的做法也违反了上面第1项关于“多借多贷”的限制,借方和贷方都存在两个末级科目。 vQ<
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另外也要注意,下面这样的凭证同样违反“多借多贷”限制:假设张三借了200元备用金,并在当月偿还,会计人员为图方便在一个凭证里面处理: >DRxF5b{
借:其他应收款-张三 200 0AM_D >fH
贷:库存现金 200 - (s0f
借:库存现金 200 \Z5Wp5az},
贷:其他应收款-张三 200 vP{i+s18B
多借多贷凭证,主要是会导致查询明细账的时候,“对方科目”会混乱,不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候,现有财务软件系统是无法分辨其中的一一对应关系的,系统默认只识别第一次出现的末级科目为对方科目。比如上述生产成本转入库存商品,再转入主营业务成本的例子,主营业务成本的对方科目本来应该是库存商品,但是如果处理在一个凭证里面,查询明细账时,其对方科目就变成了生产成本(因为生产成本出现在前);而库存商品的对方科目也是生产成本,这样的统计明细账时,生产成本就被重复计算,导致查账错误。