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[会计职场]会计提高办公效率的技巧归纳 [复制链接]

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离线阿文哥

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只看楼主倒序阅读使用道具 0楼发表于: 2013-12-16

　　1、最重要的事情：
　　在每天早上(或者是前一天晚上)，重点列出今天要做3件或者4件最重要的事情，先完成这些。即使你除开这些重要事项就没有完成其他的事，但还是度过了非常有成效的一天。
　　2、大家伙：
　　就是你一直都在做的大项目。每天或每周专门给他留出时间来做，一步步完成。
　　3、清空收件箱：
　　一收到邮件就决定如何处理。如果是需要你做一些动作的话，要么做，要么加入待办事项，要么删除，要么存档;如果只是供你参考的邮件，就把他存档吧。清空你的收件箱。
　　4、早起：
　　在别人支配你的时间之前，早起一个小时就等于是一天多了极富成效的一小时。
　　5、一进一出：
　　通过替代原则来避免混乱。每次买了新的东西，就丢掉(或捐掉)旧的。例如：你买了一条新的裙子，然后丢掉一条旧的。(类似还有”一进两出”，当你感觉到你快被你的东西淹没时，这条原则非常有用)
　　6、头脑风暴：
　　天马行空的想象。很多人都采取这样的思维线路：以你正在想的事情(可能是你亟待解决的问题，或是你想描述的一个主题，等等)为起始点，然后随手写下你头脑中的任何想法，再扩展到每个想法的副主题以及副主题的副主题。不用担心这些想法是好是坏，你也不需要在这个想法下一直坚持下去，只是为了把他们从你的头脑里面腾出来。过阵之后，你自己都会惊讶于你有多少创意点子。
　　7、随时记录：
　　随身携带可记录的东西-笔和纸，掌上电脑，一叠卡片。捕捉你头脑中闪过的每一个想法无论是对你可能从事的项目的一个想法，或是你需要敲定的一个约会，再或者是你下次去商店要购买的东西，任何事情。经常拿出来看看，然后逐个归类到待办事项，存档，日志簿，等等。
　　8、多睡会儿：
　　睡眠对健康、学习、敏感度都很重要。研究发现，身体经历一个完整的睡眠周期需要90分钟，所以打盹儿如果少于那段时间的话就没有睡觉的效果(虽然它的确让你感觉好点)。每晚至少睡到八个小时。学着把睡觉当成是乐趣，而不是一个必须的麻烦或是奢侈。
　　9、(10+2)*5：
　　10分钟、10分钟迅速的工作，中间休息两分钟，用上计时器，每小时这样做五次，让你始终集中在工作上而不会让你精疲力尽。把休息的两分钟用来喝口水，去去洗手间，或是看会儿窗外。
　　10、SMAET目标：
　　一个名字用来描述制定、达到你的目标，并避免设定一些不实在的目标。SMAET代表的是：明确的，可测量的，可达到的，现实的，适时的。
　　11、SUCCES：
　　从Chip Heath 和 Dan Heath的书——《让创意更有粘性》当中，SUCCES就是一系列的特征让你的点子被人记住(有粘性)：这些有粘性的点子既是简单的、出乎意料的、具体的、可信的，充满情感故事。
　　12、先吞下青蛙：
　　最先做你最不愿意的事情。常言道，如果你的一天是以吃青蛙来开始的，那么你这一天不可能更糟糕了。
　　13、80/20准则：
　　总的说来，这个准则说的就是大部分的成就来源于小部分的实际工作，反过来说就是，我们大部分的精力花费在那些不是很重要的事情上。找出你工作最关键的部分，尽可能地把你的精力放在那上面。
　　14、下一步是什么
　　不要试图计划项目中的每件事情，集中精力在紧挨着的下一步。通常情况下，下一步的小事情就会将我们引导到另一步，然后再另一步，直到我们把他完成或是遇到阻碍停下来，这时我们就需要更多的信息，或者需要其他人的加入，或者其他的。尽量具体、清晰：你自己不能“安装有线电视”，你能做的是“打电话给安装公司，要他们来给你安装”。
　　15、秘诀：
　　没有秘诀。
　　16、放慢点：
　　给自己留出时间。吃慢点，享受一个懒洋洋的周末。悠闲的做事，保持快节奏的工作与生活的平衡。
　　17、时间搏击：
　　每天安排一段时间来处理一个工作。在这段时间中注意力完全集中在这件事情上面。不要一直担心是否能够完成，只需给与这项工作全部的关注。(类似的说法还有“固定目标”，例如，在起床之前必须写出1000字，或是必须完成10条命令，或者其他。
　　18、批处理：
　　把类似的工作放到一起来做。例如：不要整天都在处理那些不时出现的邮件，而是用专门一小时来浏览你的收件箱以及回邮件。同样的方法来处理留言、电话、回信、存档等等一切日常、重复的工作。
　　19、划分象限：
　　用来区分优先级次的一个系统。两个轴，一个代表重要性，一个代表紧急程度，二者相交。所有的任务都归类到四个象限中的其中一个：不重要，不紧急;不重要，但紧急;重要，不紧急;重要，且紧急。去掉那些既不重要也不紧急的事情，推迟那些不重要但紧急的事情，尽量避免让那些重要事情变得紧急，尽可能快的完成那些重要但不紧急的事项。
　　20、一次性解决事情：
　　不要寄希望于把事情留到以后来处理。每次处理你的邮件时，问自己“我怎么处理这个东西”，要么做，要么放到日程上，要么转给别人做，要么存档。
　　21、不要打断链条：
　　用一个日历纪录你每天的目标。把你每天完成了的事项划上一个大大的“X”，这个链条会一天天变长，不要让他断掉!也就是，不要让没有划“X”的日子打断了你之前坚持下来的成绩。
　　22、回顾：
　　安排一个时间用来检视这个星期做了些什么，下个星期希望做些什么。问自己，是否有新的计划，现在做的是否让你更接近你的人生目标。
　　23、角色：
　　每个人在一生当中都会扮演几个不同的角色。例如，我可以是一个老师，学生，作家，继父，伴侣，兄长，儿子，叔叔，人类学家，等等。理解每个不同的角色，学着把他们各自区分开来有助于你保持各个角色的平衡。为不同的角色制定目标，并让你的这个目标与其他角色的目标保持一致。
　　24、文思泉涌：
　　这种状态是指当你极其专心在某件事情上的时候，你甚至没有感觉到时间的流逝，而同时工作就顺利完成。这种状态很难通过有意识的引发，但是你可以自己创造引发这种状态的条件，不如一段不受打扰的时间，不分心，心境平和。
　　25、现在就做：
　　用现在就做这句话来跟“拖沓”宣战。只给自己60秒的时间来做决定，当下决定如何解决生活中遇到的事情，即使你还不是很确定也要尝试着做决定。然后，一直前进。
　　26、时间纪录：
　　律师需要纪录下他们一天里所做的事情，以及做这件事情用了多久的时间并以此来跟客户收费和做出解释。你也应该对自己解释清楚，所以记录下你真正花了多少时间在某件重要事情上。
　　27、有组织地拖：
　　一种认识和利用拖沓倾向来完成事情的战术。避开在列表最上面的待办事项，先做那些看起来简单点、不那么重要的事情，这样使得“拖沓”也变得有成效些了。然后就是用紧迫的截至日期和严重的后果让那些顶端的事项变得紧急。但是，当然，并不是所有的都那么紧急。有组织地拖，要求很高的自欺技巧，幸好，拖拖们都精于此道。
　　28、个人使命宣言：
　　写一份个人使命宣言，并以此作为设定目标的指导。经常反省你的这个工作或目标是否让你离你的大目标更近。如果没有的话就划掉她。周期性的回顾和修正你的使命宣言。
　　29、向后策划：
　　一种从目标返回来到行动步骤的策划技巧。首先在心中确立要达成的目标，需要哪些可用资源去达成，然后又需要哪些资源去达成达成目标的条件，而这写东西又需要什么东西去达到，等等，一直反推到我们拥有的可以马上使用的东西。这就是我们的下一步.
　　30、戴上耳机：
　　戴上耳机你就能给自己一点私人的空间。人们通常不会随随便便打断带着耳机的人。注意：戴上耳机之后，听不听音乐是由你自己选择的——反正只有你自己知道。
　　31、写下来：
　　不要太依赖你的记忆力。把你要做的事情写下来，像是日程啊，任何你涉及到的事情，一闪而过的点子，这样的话你就可以不用担心忘掉。把你的大脑用来思考，用纸或者电脑来记录。
　　32、零碎时间：
　　就是我们等公交车，排队，等待开会的那一小段时间。列出一些可以在五分钟内完成的任务，或者带本书去读，或者带点工作可以做，反正就是尽量用这些空余时间。
　　33、单个任务：
　　我们总把自己想成可以同时完成多项任务，事实上我们不能。当我们处理多任务的时候，实际上是把时间切碎并在多个任务上快速切换。由于通常需要花上一段时间才能真正进入状态(研究证明长达20分钟)，结果工作成效更差，相比我们一件一件得做。
　　34、习惯：
　　通常指当我们做日常工作时采取的看待回应世界的方式。检视你的习惯并问自己它传达了你跟外界的一种什么样的关系，以及需要如何改变来创造一个可让你达到目标的世界观。
　　35、扳机：
　　放些提示牌在周围帮助你记得，并形成一个好的习惯。例如：把要还图书馆的书放在门口，这样你就不会由于看不见它而忘记还了。
　　36、整洁：
　　混乱都是由东西不在合适的位置引起的。完全的一层不染也没有必要，像有些人有非常非常整洁的办公空间却不能完成一件事情。当你需要的时候能够很容易的找到，不需要打断你的工作流程专门停下来找这件东西。现在就找出你工作中或者生活中的混乱，然后纠正它。
　　37、想象你的未来：
　　想象你已经完成你的目标，那时你的生活是什么样子的?你是你所希望的样子吗?如果不是，重新考虑你的目标。如果是的话，请想象你达到那里的过程。这样你就有了计划了，把他写下来然后执行。
　　38、记事本：
　　多个文件夹，分别标出1-31号和一月到十二月，用来提醒我们在特定日子需要做的事情。例如，如果你要在3.23旅行，你最好把你的行程、机票和其他的资料放进三月的文件夹里面。在每月初，就把前一个月的文件夹往后移。在三月一号，最好就把你的旅行资料放到23的文件夹里。每天，都把昨天的文件夹移到后边去。这样在23号这天，23号的文件夹就会出现在最前面了，而你需要的东西就放在那里。
　　39、未做事项：
　　未做事项的清单——有利于帮你发现导致你成效不高的原因，比如打在线游戏。
　　40、模板：
　　为经常做的重复性工作建立模板，比如邮件、客户回信、更新博客，等等。
　　41、确认单：
　　当策划大项目的时候，做一个确认清单，这样你就不会由于太忙而忘掉一些步骤。并把这些确认单留好，你下次做类似事情的时候可能用到。
　　42、懂得拒绝：
　　学会对新的委托、打扰、任何事情说“不”，这是让你集中在自己项目上的一项重要技巧。
　　43、时间安排上的先后：
　　首先安排好你的娱乐节目和你的生活。然后再把完整时间段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之后记得把这些写进你的日程安排中。在高质量的工作之后给自己一个小小的奖励吧。
　　44、清理：
　　经常检查你正在做的事情，把那些不能帮助你达成目标或是总浪费你时间、精力的去掉。
　　45、一砣：
　　把你搜集到的东西尽量集中放在几个地方。理想状况是放在一起。很多人看到他们需要考虑的东西都放在自己前面的时候都会感受到无比的安慰，不管这砣东西看起来多大。
　　46、50-30-20：
　　把你工作日50%的时间用在推动你的长期、人生计划上;30%花费在中期目标(两年左右)上，剩下的20%的时间花在那些只可能在将来90天影响你的事情上。
　　47、计时器：
　　告诉你自己，你将在一定的时间里只专注在你的一件事情上。设定一个计时器(用厨房的计时器或是电脑上的倒数计时器)，然后专心做事。当计时器走完的时候，你也完成了，然后转到下个项目。
　　48、将就：
　　允许自己失败。释放在项目开始时事事追求完美的压力。告诉自己你会会过头来修正这些问题，但现在暂时就这么着吧。
　　49、跟自己对话：
　　每个星期给自己安排一段时间。想想你自己的工作状态：什么上轨道了，什么还没有;我犯了什么错了吗?我可以做些什么改变?让你自己了解自己。
　　50、(空白)：
　　这个单子很长，但并非尽善尽美。这最后一个空白就是留出来让你自己填写的。

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