为促进各执业机构加强业务档案管理，进一步提高内部治理水平，北京注协业务档案指导小组于2009年6月至11月对25家会计师事务所、10家资产评估机构开展了业务档案管理巡查。现将巡查工作总结如下： iwB8I ^
一、概况 {ip=iiW2
（一）巡查依据 NoJUx['6
2009年业务档案管理巡查工作的依据为《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》及《北京地区会计师事务所、资产评估机构业务档案管理考核标准》。 m**0rpA
（二）巡查对象的选择 g&q]@m
根据中注协“规范提升中小事务所发展”的指导思想，2009年度巡查对象以中小机构为主，并涉及到了远郊区县的会计师事务所和资产评估机构。 DL
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（三）巡查结果 \y[Bu^tk
根据巡查结果，6家执业机构被评为优秀，17家被评为规范，12家被评为基本规范。 dFx2>6AZt
二、被巡查单位业务档案管理方面的经验 Q^[e /U,
（一）业务档案管理整体水平普遍提高 n}= rj7
一是思想上重视。随着执业机构对提高内部治理水平的高度重视，管理层对业务档案管理也越来越重视，业务档案管理整体水平得到普遍提高。从今年巡查情况来看，有的执业机构在看到《关于开展二○○九年度会计师事务所资产评估机构业务档案管理巡查工作的通知》后专门成立业务档案工作小组，先进行自查、互查，巡查后又主动向北京注协交来执业机构内部整改的报告，拿出具体的改善措施。二是管理层积极支持。各执业机构均明确了一把手或一名副总主抓业务档案管理工作，重视各项基础建设，安排了专门的档案管理人员，并能够从人员、经费、场地等方面对档案管理工作给予支持。 r >E\Cco
（二）建立了业务档案管理及其他相关制度 % A8Pkr<&E
各执业机构对业务档案培训非常支持，不仅委派业务档案管理人员参加培训，办公室主任及业务人员也积极参加培训。今年北京注协共对三百余名业务档案管理人员进行了培训，取得了良好的效果。执业机构对业务档案的归档、保管、保密、借阅、销毁等都做出具体规定，保障了业务档案的安全性和完整性，充分发挥了业务档案的作用。 W)|c [Q\
（三）明确职责，加强业务档案工作的管理 lj4%(rB=
大多数执业机构在业务部门配备一名兼职档案管理人员，并在岗位职责中明确其职责。同时，业务人员的奖金与归档的及时性、完整性、规范性挂钩，提高了业务人员的档案意识，保证业务档案归档及时、内容完整、格式规范。 ,Y$F7&
三、巡查中发现的主要问题 <"hb#Tn
（一）制度建设亟待完善 YW'{|9KnI
主要表现在档案管理制度没有结合新准则进行及时修订，实效性不强；有的执业机构只是根据相关文件进行简单的复制，不具有可操作性；制度不健全，没有根据本所实际建立具体的交接、借阅、复制、保密等制度；归档时间应有明确规定，会计师事务所应在业务结束后60天内归档，资产评估机构应在业务结束后90天内归档；应建立业务档案销毁制度，经过鉴定确需销毁的业务档案，必须列出档案销毁清册，报经北京注协办公室备案后，才能销毁。 s Ke,
（二）档案管理人员流动性较大，不利于业务档案工作的开展 45?*:)l:
由于业务档案管理工作的特点和执业机构节约成本的考虑，执业机构往往聘任具有大专以下学历的年轻人担任此项工作或者由内部其他岗位的工作人员兼任业务档案管理工作。同时，在执业机构内部档案管理人员往往工资低、没有升迁机会，导致人员流动频繁。人员不稳定，容易形成工作断层，比如新聘任人员没有参加过业务档案培训、不熟悉档案管理业务，对业务档案管理质量造成一定的影响，并加大了档案风险。 NY.}uZ
（三）执业机构管理人员应该明确业务人员和档案管理人员的职责 A<mj8q z
在巡查的过程中发现，有的执业机构业务人员认为档案管理只是档案管理人员的职责，在交接时不认真组卷，甚至在没有整理好工作底稿顺序的情况下便将案卷交到档案室；有的业务人员不及时归档，不及时归还借阅的档案，为业务档案管理带来困难。 U)u\1AV5
（四）业务档案管理基础性工作有待进一步加强 -,FK{[h]ka
虽然业务档案整体水平有所提高，但还有很多细节需要进一步规范。如有的执业机构案卷没有卷内目录，或者虽然设置了通用目录，但与工作底稿勾稽关系不强，不利于查找；案卷目录有缺项的情况出现，以报告号代替档案号；有的执业机构没有移交手续，移交记录不规范，没有接收人签字；借阅记录不完整，没有及时进行电子归档和备份；工作底稿排序混乱，存档的报告为复印件，并且盖章、签字不齐全；有的执业机构存档的重要文件没有被审计单位的盖章，需要进一步加以完善。 W+8BQ- 2
