2396阅读
0回复

账务系统凭证输入设计 [复制链接]

上一主题下一主题查看指定楼层

离线yoyo

财务总监

发帖: 3177

学分: 3722

经验: 12

精华: 19406

金币: 5

只看楼主倒序阅读使用道具 0楼发表于: 2009-01-19

手工会计作业从凭证到日记帐、明细帐、总帐均有不同人员登录，并定期核对，几个人同时出错的可能性较小。而电算系统的所有数据都来源于凭证，只要一次输入原始数据，系统就会自动进行多项处理。一旦出错，将相发登日记帐、明细帐及总帐，直至报表输出等一系列错误。因此，设计良好的输入模块是保证整个帐务系统质量的关键。　　凭证输入设计概述
　　会计信息系统对数据的要求较一般信息处理系统具有其自身的特点，输入设计要充分予以考虑，这些特点主要表现在：
　　输入数据量大。一个中等规模的企业，每月发生的会计记帐凭证就要上千张，如果考虑到诸如材料领用单，销售发票等原始凭证，其数量则更加可观。
　　输入单据种类多。除记帐凭证分为收付款和转帐外，还有相当一部分原始原始单据需要输入。这些单据的格式均不相同，较典型的有单金额式与数量金额式之分。
　　输入数据质量要求高。输入的质量决定系统的质量。会计数据准确性，不仅关系到能否正确反映企业生产经营活动及其成果的真实性，而且涉及到国家的财经制度、法令法规的贯彻执行。
　　输入速度要求快。由于会计数据源分布面广，数据量非常大，输入速度也就成了影响系统效率的 “瓶颈”。这一问题不解决，很难保证会计数据处理的“日清月结”。
　　基于上述原因，为了保证系统开发人员能够设计一个输入方便、直观、准确性高、具有较高的输入速度和较低出错率的系统，一般应从程序设计、输入方式及输入设备等几方面综合考虑。
　　（一）输入设计目标
　　1、控制输入量
　　帐务处理系统中，操作量最大的就是凭证录入。凭证输入的速度取决于凭证数量的多少、每张凭证内容的多少以及操作员键入的速度和准确性。一个企业的输入凭证多少是由企业经营状况决定，不可能随意增减。因此，要提高凭证输入的效率，可采取如下措施：
　　（1）减少填写项目。尽量用固定项目、固定位数代替可变项目、位数，以减少操作员击键次数。能够通过机器自动计算得到的项目，就不要用手工输入。例如，输入了数量、单价，就可以自动产生金额。当然，如果是为了校验的目的多输一遍，则是另外一回事。如果每张凭证在录入过程中减少一定的击键次数，对成千张的凭证来说，其节约的工作量是相当可观的。
　　（2）减少凭证输入的种类。如收付款凭证可使其格式一样，仅以不同色彩加以区别。这样也可以减少操作员因惯性而产生的错误。
　　（3）简化输入操作。采用代码来代替凭证中的科目名称、摘要等汉字输入，以大大减少输入字符个数，加快输入速度。
　　2、保持操作的方便性
　　目前，在微型机系统中最常用的输入方法就是键盘/显示系统。其特点是在屏幕上显示所要输入的凭证格式，通过键盘完成其内容的输入。这就涉及到输入凭证的屏幕界面设计问题，应尽量使屏幕格式与手工格式相一致，这样既可以减少用户参计算机系统的陌生感，又可以减少操作员的疲劳感与出错率，提高输入的效率。系统应能同时支持鼠标与键盘操作。
　　3、避免数据出错
　　从某种意义上讲，出错率的大小是与输入的数据量成正比的，若平均出错率为0.1%，当月输入凭证为1000笔时，就会有一笔出错误，这在财务上是绝对不允许的。由于输入数据量的大小无法控制，因此，除了设计有效的输入方式外，就是在凭证的输入过程中，也应采取各种有效的容错方法及查错技术，防止输入数据出错。
　　（二）凭证输入模块设计的步骤
　　凭证输入设计一般可从如下几方面展开：
　　1、在详细调查基础上，设计输入凭证的屏幕格式；
　　2、根据帐表输出、处理及输入格式的要求，设计相应的输入凭证数据库；
　　3、为提高输入速度，方便计算机的汉字处理，设计输入码的代码库；
　　4、根据输入设计要求，完成凭证输入模块的程序设计，包括接收键盘数据、容错处理、确认输入以及存入数据库等操作处理。