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用Excel的三维引用汇总报表 [复制链接]

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离线yoyo

财务总监

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只看楼主正序阅读使用道具 0楼发表于: 2009-01-19

对报表的数据进行汇总是企事业单位必不可少的工作，有一套通用的报表数据管理软件来做这一工作当然最好不过。其实，在 Excel 97 中完全可以进行这项工作，操作简单到只要点点鼠标按按键盘即可。本文结合实例为大家介绍利用Excel 97 的三维引用功能汇总报表数据的方法，同时介绍一些在 Excel 97 中复制表格、建立公式和复制公式的操作技巧。
    报表汇总中最常见的形式是汇总相同格式的报表。其特点是被汇总报表和汇总报表都是用同一种报表填写，表中数据具有相同的排列顺序和位置。就是说，源工作表和目标工作表都是由同一模板生成，源区域和目标区域完全相同。

    以汇总销售利润明细表为例，步骤如下：

    ⒈ 在新的工作簿中建立工作表“销售利润明细表”，依照需要设置好各单元格的格式，如字体、字号、数字和货币的小数位、对齐方式等等；

    ⒉ 建立表内运算公式：

    ⑴ 选定单元格C12；

    ⑵ 双击（鼠标左键，下同）编辑栏左边的“＝”；

    ⑶ 双击「常用」工具栏中的求和符号“∑”；

    ⑷ 单击单元格C5后按住Shift键接着单击单元格C11，单击“√”确定，此时在编辑栏中出现公式：“＝SUM（C5：C11）”，意为对单元格C5至C11的数据求和，并将结果填入单元格C12内；（见图一）

    ⑸ 紧接着第⑷步（否则必须重新选定单元格C12）将上述公式复制到单元格D12至H12中：单击「常用」工具栏中的「复制」图标，选定单元格D12至H12这一区域，再单击「粘贴」图标即可；

    ⑹ 选定单元格H5；

    ⑺ 双击“＝”，在编辑栏出现的“＝”后输入公式“D5－E5－F5－G5”（不包括引号）单击“√”确定；

    ⑻ 用第⑸步的方法把该公式复制到单元格H6至H11中。

    公式建立后可以在表中任意输入数据观察H栏和12行的计算结果是否正确，确定以后将输入的数据删除，进入下一步。（注意：不能对已建立公式的单元格进行删除操作，否则必须重新对其复制公式）。

    ⒊ 复制工作表

    选定主菜单「编辑」中「移动或复制工作表」选项，在「移动或复制工作表」对话框中选中「建立副本」后确定，就会在工作簿中新增一个工作表，依此复制，共建立13个工作表，对各表标签依次命名为“销售01表、销售02表、……销售12表、销售汇总表”分别为一年的1月、2月、……12月的销售利润明细表和全年销售利润明细表的汇总表。

    ⒋ 用三维引用功能汇总全年报表数据

    ⑴ 选定“销售汇总表”的C5单元格；

    ⑵ 双击“＝”，再双击求和符号“∑”；

    ⑶ 单击“销售01表”标签，接着按住Shift键单击“销售12表”标签，并输入“C5”；

    ⑷ 单击“√”确定，此时在编辑栏中可以看到在“销售汇总表”C5单元格中建立的汇总公式：“＝SUM（销售01表：销售12表！C5）”，表示将“销售01表”到“销售12表”这一工作表范围内的各表C5单元格的数据加和汇总到“销售汇总表”的C5单元格中；

    ⑸ 用上面建立公式的第⑸步方法复制汇总公式，（可选定“销售汇总表”从C5到H12的整个区域一次性复制）。

    我们任意选定“销售汇总表”的一个单元格如E7，如果在编辑栏中看到汇总公式为“＝SUM（销售01表：销售12表！E7）”，则说明汇总公式的建立与复制都正确无误，同时也可以看到，凡是已建立（或复制）了公式的单元格都会显示出已设定的数字和货币格式，如图二。至此我们已经完成了报表汇总的全部准备工作。我们只要在各月的明细表中输入原始数据，不但马上可以看到该张表各项指标的合计数，而且可以从汇总表中看到已输入数据各表的汇总数。如一月、二月的报表完成后，汇总表中显示的数字就是一至二月的累计数，十二个月的报表都输入了数据后，汇总表显示的就是全年的总计数。如果对任一张明细表的任何数据进行了修改，汇总表的相应数据就会按更改后的数据自动更新，完全不需人工干预。同样地，如果在明细表“销售01表”与“销售12表”的位置之间新增或删除任意数量的工作表，不须再对新表建立公式，汇总表会自动对它们的数据进行添加或删除。

    本例是对同一单位不同期间的报表进行汇总，如果要对同一期间不同单位的报表进行汇总，方法也是一样。可以毫不夸张地说，Excel97三维引用功能用于报表汇总的效果决不会亚于某些专门的报表数据管理软件。