财务人员监督和审核每一张费用报销票据,确保其合法、真实、准确、完整,这是会计信息质量实行源头控制的重要环节,也是会计基础工作的一项重要内容。那么财务人员收到费用报销票据,应从哪些方面进行审核呢?笔者结合多年的工作经验及相关财经法规制度,认为财务人员应从以下几方面审核费用报销票据: 一、根据报销票据本身的仿伪性能来鉴别真假发票 ]Ea6Z
1、借助紫光灯来分辨发票的真假。正规发票的发票台头上方印有“全国统一发票监制章”,这个“全国统一发票监制章”是采用专用荧光油墨印制的,在紫光灯下呈橘红色荧光反映;在大写金额一栏印有仿伪色条,在紫光灯下呈橘红色荧光反映,而国税发票选用无色防伪油墨套印省国税防伪标记,在紫光灯下,呈现“豫国(税徽)监制”字样的绿色荧光反映; 7Fx8&Z
2、从票据本身的制作看其是否属国家规定的特制票据。正规发票通过光线照射,里面会出现水印、不规则发明短光线(这些短光线呈红色、蓝色)、特制花纹等图案。如果通过光线照射没有这些防伪标记或者防伪标记模糊不清,那么这种票据属假发票。 ;K!O
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3、从票据的印制特征来鉴别。新版普通发票从2005年1月1日起全面使用,其中新版国税发票分35种,地税发票分65种。新版普通发票采用白色无碳复写印制,存根联采用专用无碳复写纸,国税发票复写后下联呈紫色,地税发票复写后下联呈黑色。税控收款机专用发票、普通定额发票、刮奖式定额发票采用防伪水印纸,正反面有明显菱形水印“sw”标记。而《机动车销售统一发票》、《河南省机动车维修统一发票》采用干式防伪水印纸,正反面有明显菱形水印“sw”标记; pOXEM1"2A
4、根据发票代码与号码进行审验。新版普通发票右上角有两排数字,上面一排是发票代码,下面一排是发票号码。发票代码以12位数码表示,第一位代码表示发票所属机构代码,即1为国税局,2为地税局,0为总局。第2至5代码是表示行政区域统一代码,以全国行政区域统一代码为准,总局为0000,如河南省行政区域代码是4100,郑州市4101,开封市4102,许昌市4110;第6、7位表示年份代码;第8位代码表示所属行业代码;第9、10、11位代码表示所属行业具体排序码;第12位代码表示为“票号循环码”。 *W
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二、从票据填制的内容和加盖的印章进行审核 @2<J_Ja
1、根据发票品名规格栏填制的内容进行审查,查验发票所填制的内容与发票种类是否相符。如一张商业发票所填制的内容应是商品批发、零售及百货销售之类的商品,如果品名规格栏填写的是加工费、维修费、租赁费、服务费、印刷费等内容,显然与票据的种类不相符,这类报销票据就是不合规票据。 Q2o:wXvj
2、根据票据上加盖的印章来审查,查验票据加盖的印章与票据的种类是否相符。如一张商业发票所加盖的印章是**印刷厂、**机关、**汽车维修厂、**打字复印社的印章,显然这样的发票,加盖的印章与票据的种类不相符,也是违规票据。通常报销的发票加盖的印章是发票专用章,根据《发票管理办法》报销票据加盖印章可以是发票专用章,也可以是财务专用章。 A
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3、根据票据管理的属地、职能来审查,查验票据的属地、职能与票据上加盖的印章是否相符。如一张发票是广东省商业发票,而发票加盖的印章是河南省**公司的发票专用章,显然这种票据违反了票据管理的属地原则,也是不合规票据,但如果加盖的是驻外办事处的印章除外;另外要根据票据加盖的印章,查验收费单位是否具有收费的职能。如某村委会向单位收取修路集资款,使用的票据是《河南省行政事业性收费基金专用票据》,填写的内容修路集资款,加盖的印章是**村委会财务专用章,这样的票据虽然是正规票据,但该村委会根本不具有行政事业性收费职能,所以这种票据也属违规票据,不予报销。 AKVmUS;70
4、审查票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。如县初中来会计核算中心来报账,而县初中报销的票据客户名称填写的是县教育局,显然这样票据也是不合规票据。同样如果客户名称填写的是个人,所收取的费用是养路费、诉讼费、罚款等应该由个人承担的费用,这样的票据也是不能报销的。但在实际工作中,有些单位职工外出培训所收到的票据,客户名称填写的是个人名字,对于这样的票据,我们只要附上有关部门的培训通知文件也可以作为报账依据。 z&8#1'
5、根据票据印制的所属日期与实际开票日期来审查,查验是否属过期作废票据。发票印制的所属日期我们可以从发票右上角的发票代码第6、7位查验出发票的年份,如果一张票据印制所属日期是2001年,开票日期却是2006年9月16日,显然这样的过期作废票据也是不能报销的。 _rv_-n]"o
6、根据同一本票据号码的排列先后顺序与该票据的填制日期来审查,查验票据号码与开票日期的填写是否合理。如发票号码是NO:14300638、NO:14300639,填制票据的时间NO:14300638是2006年7月10号,而NO:14300639是2006年4月25日,那么就可断定该项票据也是违规票据,但是如果注明票据丢失属于补票的情况除外。 B5hGzplS
7、审查票据的大小写金额是否相符以及金额是否正确。如果报销票据大小写金额不一致或者金额填写有错误,显然这种金额不准确的票据也是不能报销的。对于这样的票据应当由出具单位重开,不能在票据上更正。 V&