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Excel小经验 [复制链接]

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离线yoyo

财务总监

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只看楼主正序阅读使用道具 0楼发表于: 2009-01-12

　一、在Excel中巧写月份　　月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。
　　笔者使用Excel制作的一个报表（模板）标题是"×市×局×月份在职职工工资表".这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以下两个步骤输入标题：
　　1.将标题所占据的各单元格合并；
　　2.在合并的单元格中输入：="烟台市农机局"&MONTH（NOW（））&"月份在职职工工资表".
　　这样，每月编写（修改）打印工资表时，函数MONTH（）和函数NOW（）便自动将机内的月份数返回并写入标题中。
　　另一个报表的标题是"×月份收入支出情况表".与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。
　　笔者采用下述方法解决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF（MONTH（NOW（））=1，12，MONTH（NOW（））－1）&"月份收入支出情况".这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示"12月份收入／支出情况表"；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是"1月份收入／支出情况表".
　　二、用Excel的图表制作生成图表的方法
　　图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。
　　1、柱形图
　　（1）点击"开始→程序→Microsoft Excel"，进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。
　　（2）单击"插入"工具栏中的"图表"，显示图表向导第一步骤-图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击"下一步".
　　（3）进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击"下一步".
　　（4）进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息（如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择）。
　　（5）通常直接单击"下一步"进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开，选择新工作表项，在图表1位置输入新表单的名称（本例使用默认状态）。
　　（6）如果以上各步骤的操作发生错误，可按"上一步"按钮返回重新选择，完成图表向导第4步骤操作后，如没有错误，单击"完成"按钮，就生成了比较数据的柱形图。
　　2、折线图
　　在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击"确定"按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。
　　3、饼图
　　同折线图的生成步骤基本一样，只要从"图表类型"对话框中选择"饼图"，单出"确定"按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。
　　说明：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。
　　三、在Excel中对特殊文字进行处理的方法
　　你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告（其实Excel也能做得很出色），但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。
　　除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项：
　　1、自动换行
　　当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行（行高随之改变）。步骤：
　　（1）选中欲设定自动换行的单元格或范围；
　　（2）选中格式菜单单元格命令；
　　（3）在［单元格格式］对话框中选中［对齐］标签；
　　（4）确认［自动换行］复进框并确定。
　　2、强行换行
　　同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键（使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能）。
　　3、文字旋转
　　工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在［单元格格式］对话框中选择［对齐］标签，再在［方向］框中选中所要的格式。
　　4、文本类型的数字输入
　　证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法：一是在输入第一个字符前，键入单引号""；二是先键入等号"="，并在数字前后加上双引号""".请参考以下例子：
　　键入027，单元格中显示027；
　　键入="001"，单元格申显示001；
　　键入="""3501"""，单元格中显示"3501".（前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号）；　键入="930""，单元格中显示930"；
　　5、上下标的输入
　　在单元格内输入如103类的带上标（下标）的字符的步骤：
　　（1）按文本方式输入数字（包括上下标），如103键入103；
　　（2）用鼠标在编辑栏中选定将设为上标（下标）的字符，上例中应选定3；
　　（3）选中格式菜单单元格命令，产生［单元格格式］对话框；
　　（4）在［字体］标签中选中上标（下标）复选框，再确定。
　　四、克隆Excel表格数据的方法
　　1、克隆Excel表格
　　在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行（列）数据相同；一个表格的某一行（列）数据呈等差（1、3、5、7、9）等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。
　　2、克隆Excel表格数据的方式
　　数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。
　　其克隆方式有四种：
　　（1）相同数据的克隆
　　（2）有特点数据的克隆
　　（3）自定义序列的克隆
　　（4）工作表间的克隆
　　3、“克隆”Excel表格数据的操作过程
　　（1）相同数据的克隆首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”→选择克隆的方向。
　　（2）序列数据的克隆在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列；在图2中选择适合目标的选项。
　　（3）自定义序列的克隆Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。
　　（4）工作表间的克隆如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。
　　五、有效性检查的设置
　　Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。
　　以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是：
　　1.选中单元格或单元格区域。
　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。
　　3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。
　　4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。
　　5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。
　　有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。
　　如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。
　　六、对输入提示的有效性检查
　　用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。
　　输入提示的设置方法是：
　　1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。
　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。
　　3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。
　　4.完成后，单击“确定”按钮。此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！”提示框，对用户的操作进行指导。
　　如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。
　　七、用“有效性检查”设置出错警告
　　数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。
　　出错警告的设置方法是：
　　1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。
　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。
　　3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。
　　4.在“标题”框内输入警告的标题（可选），再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。
　　此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。
　　取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。
　　八、用“有效性检查”自动选择输入法
　　在Excel数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是：
　　1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。
　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。
　　3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。
　　此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。
　　九、一次打印多个工作簿的技巧
　　有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后：
　　1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。
　　2、然后按住Ctrl键，再单击选定需要打印的每一个文件名。
　　3、单击［命令和设置］按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。
　　十、提高打印速度的方法：
　　1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下：
　　（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。
　　（2）在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。
　　2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下：
　　（1）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。
　　（2）选中“按草稿方式”复选框。
　　3、在单色打印机上，Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。